İşletmelerde Yüksek Kalitede Çözüm Üretmek ve Plan-Do-Check-Act (PDCA)

İşletmelerde yeni bir şeylerin planlanması ve uygulanmasında her zaman zorluklar vardır. Bu bir işletmede yazılım teknolojisindeki eksikler kaynaklı tartışmaların olabileceği gibi, müşterilerden gelen ve üründeki şikayetlerin artmasına kadar her şey olabilir. Peki bu zorluklara kanıtlanmış yöntemler ile karşı koymayı denemeye ne dersiniz? İşte PDCA Cycle ya da Deming Cycle olarak da bilinen yöntem ile bu mümkün olmaktadır.

Evet girişte de belirttiğimiz üzere;

• Bazı şeyler yanlış gidiyor, düzeltilmesi gerekiyor?
• Üstelik gelecekte nerede olmak istediğinize dair inanılır bir vizyon oluşturmak için de çok çalıştınız. Fakat doğru bir vizyon oluşturduğunuzdan %100 emin misiniz?
• Oluşturduğunuz çözüm mükemmel ve her yönden de etkili olacağından kesinlikle emin misiniz?

Yanlış sonuçlara ulaşma ihtimalinin olduğu durumlarda, iyi hazırlanmış bir pilot proje yürütmek genellikle mantıklıdır. Bu şekilde uygulanacak pilot bir uygulama, beklediğiniz sonuçları sağlamazsa, itibarınızı kaybetmeden ve kaynaklarınızı da tam olarak yitirmeden önce düzeltme ve iyileştirme şansı elde edersiniz.

Peki, bunu sadece bu sefer değil, her seferinde doğru yaptığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? İşte bu noktada devreye giren bu çözüm, bir sorunu değiştirirken veya çözmeniz gerektiğinde takip ettiğiniz bir işleme sahip olmaktadır ve uygulamaya karar vermeden önce plan yapmanızı, test etmenizi ve geri bildirim ile bir nevi simülasyon yapmanıza olanak sağlamaktadır.

İşte bunu yapmak için oldukça popüler olan bir araç olan Plan-Do-Check-Act Cycle’a bu yazımda değineceğim. Buna genellikle Deming Cycle veya Deming Wheel da denmektedir. W. Edwards Deming tarafından sunulmuştur. Ayrıca bazen Shewhart Cycle diye de belirtilmektedir.

Üretim kalitesinin ana kaynaklarının açıkca tanımlanmış ve tekrarlanabilir süreçlere sahip olması gerekir.

Mr. Deming, en iyi kalite yönetimi yaklaşımının öncüsü ve üretim için istatistiksel süreç kontrol tekniklerininin tanıtılması ve bunları büyük başarı ile kullanan Japon olarak biliniyor. Üretim kalitesinin ana kaynaklarının açıkca tanımlanmış ve tekrarlanabilir süreçlere sahip olduğuna inanıyordu. Ve bu nedenle değişim ve problem çözme yaklaşımı olarak PDCA Döngüsü, Deming’in kaliteye dayalı felsefesinin temelini oluşturmaktadır.

(Mr. Deming ABD’li olup, özellikle Japonya’da iken üzerinde çalıştığı kalite yönetimi ile ünlendiği için yukarıda Japon olarak belirtilmiştir.)

1. Planla: Sorunu belirleme ve analiz etme.
2. Yap: Potansiyel bir çözümü geliştirme ve test etme.
3. Kontrol Et: Test çözümünün ne denli etkili olduğunu ölçme ve herhangi bir şekilde geliştirilip geliştirilmeyeceğini analiz etme.
4. İşleme Al: Geliştirilmiş çözümü tamamen uygulamak.

Peki bu aracı nasıl kullanacağız?

PDCA Döngüsü problem çözme yaklaşımınızı ve çözümleri uygulamanızı metodik yapmanızı önermektedir. Mümkün olan en yüksek kalitede çözümü elde etmek için aşağıdaki adımları her zaman izlememiz önerilmektedir:

En yüksek kalitede çözüm üretmek..

Planla: Öncelikle sorunun tam olarak ne olduğu belirlenmelidir. Bununla ilgili farklı araçları da kullanabilirsiniz, Örneğin; Drill Down, Cause and Effect Diagrams, 5 Whys araçlarından işletmenize uygun olacak araç ile sorunun tam olarak ne olduğunu anlayabilirsiniz. Bunu yaptıktan sonra sorunun kökeninde olan işlemi eşlemeniz sizin için uygun olabilir.

Ardından çözümleri çizmeye başlamanıza yardımcı olacak ihtiyacınız olan diğer bilgileri bir araya getirerek devam edebilirsiniz.

Yap: Bu aşama çeşitli etkinlikler içerir:

• Olası çözümler üretin.
• Bunları incelemek için Impact Analysis gibi teknikleri de kullanarak bu çözümlerin en iyisini seçebilirsiniz.
• Küçük bir grupla, sınırlı bir coğrafya alanında küçük bir ölçekte bir pilot proje uygulayın veya sorununuzun, ürününüzün veya insiyatifinizin niteliğine uygun başka bir deneme tasarımı kullanın.

Test Et: Bu aşamada amaç pilot çözümün ne kadar etkili olduğunu ölçmek ve daha iyi olmasını sağlayacak herhangi bir öğrenimi bir araya toplamaktır.

Pilot uygulamanın başarısına, belirlediğiniz iyileştirme alanlarının sayısına ve tüm insiyatifin kapsamına bağlı olarak, ilave iyileştirmelerinizi içeren “Yap” ve “Test Et” aşamalarını tekrarlamaya karar verebilirsiniz.

Sürekli iyileştirme insiyatifi ile PDCA, Yararlı, Kontrollü bir problem çözüme süreci sağlar.

İşleme Al: Şimdi çözümünüzü tamamen uyguluyorsunuz. Bununla birlikte, PDCA Döngüsü’nü kullanımınız kesinlikle durmamalıdır. Sürekli iyileştirme insiyatifi kapsamında PDCA veya Deming Wheel’i kullanıyorsanız, Plan Aşamasına geri dönmeniz ve iyileştirilmesi gereken diğer alanları da araştırmanız gerekir.

Deming Cycle, yararlı, kontrollü bir problem çözme süreci sağlar. Özellikle aşağıdaki maddeler için de oldukça etkili olduğu belirtilmektedir:

• İyileştirme için yeni alanlar aranarak çözülürken çevrim tekrar-tekrar edildiğinde, Kaizen veya Sürekli Gelişim yaklaşımlarını uygulamaya yardımcı olan.
• Sıklıkla tekrarlanan süreçlere yeni çözümler ve iyileştirme yapılması. Bu durumda uygulamaya konduktan sonra birçok kez süreçte yerleşik ilave geliştirmelerden yararlanılacaktır.
• Sorunlara olası yeni çözümleri keşfetmek ve onları tam bir uygulama için seçmeden önce kontrol ederek geliştirmek ve denemek.
• Vasat ya da zayıf bir çözümün tam ölçekte uygulanması ile birlikte gelen büyük ölçekli kaynak israfından kaçınma.

Açıkcası, Deming Cycle yaklaşımının kullanılması basit bir “gung ho” uygulamasıyla karşılaştırıldığında daha yavaş ve daha ölçülmüştür. Gerçek anlamda acil durumlarda, bu aracın uygun olmayabileceği anlamına da geleceği için doğru aracı (Tool) seçmek ve uygulamak son derece kritik noktalardan biridir.

Çok kıymetli vaktinizi ayırıp okuduğunuz için çok teşekkür ederim,

Faydalı olması dileğiyle,

Saygılarımla,

Ahmet Savaş Göktürk