ERP Nedir ve İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

ERP nedir? Kısacası, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), temel iş süreçlerini yönetmek ve entegre etmek için oluşturulmuş bir uygulama paketidir. Esas olarak büyük işletmeler tarafından kullanılmasına rağmen, artık küçük ve orta ölçekli işletmeler arasında da popülerdir. Bu yazımda, satın alma yolculuğunuzda size yardımcı olmak için “ERP nedir” sorusunu yanıtlamanın ötesinde ERP temelleri konusunda size rehberlik edeceğim.

Peki, ERP Nedir?

Kurumsal Kaynak Planlaması, finans, satın alma, üretim, proje, insan kaynakları ve diğer etkinlikler gibi günlük iş etkinliklerini yöneten ve entegre eden bir iş süreci yönetimi yazılımıdır. Paydaşların oluşturulan verilere dayalı olarak iyi iş kararları vermelerine yardımcı olan gerçek zamanlı ve doğru bilgiler sağlar. ERP, bir şirketin paylaşılan işlem verilerini birden çok kaynaktan toplayarak yinelenen verileri ortadan kaldırır ve veri bütünlüğü sağlar.

ERP terimi 1990 yılında Gartner Group tarafından icat edildi, ancak kavram aslında 1960’lardan beri var. O zamanlar imalat sanayinde sadece stok yönetimi ve kontrolüne uygulanıyordu. Yazılım mühendisleri, envanteri izlemek, bakiyeleri uzlaştırmak ve durum hakkında rapor vermek için programlar oluşturdu. 1970’lere gelindiğinde, programlar üretim süreçlerini planlamak için Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) sistemlerine dönüşmüştür.

1980’lerde MRP geliştirmenin amacı, daha fazla üretim sürecini kapsamak ve böylece onu MRP-II’ye veya Malzeme Kaynak Planlamasına dönüştürmektir. 1990’a gelindiğinde, sistemler envanter yönetimi ve diğer operasyonel süreçlerin ötesinde finans, mühendislik, proje ve insan kaynakları yönetimi gibi diğer arka ofis işlevlerine kadar daha fazla işleve sahipti. Y2K hatasının ortaya çıkması ve Euro’nun yakında piyasaya sürülmesiyle birlikte, 1990’larda şirketler mevcut sistemlerini güncellemek için acele ettiler. Bunların çoğu, ERP çözümlerini benimseyerek sistemlerini tamamen güncellemeyi seçti.

1998’de NetSuite, bir şirket genelinde çalışan ve internet üzerinden çalışan bir sistem oluşturmak için kuruldu. 2000’lerde Gartner Group, Kurumsal Kaynak Planlaması II yayınlayarak ERP’yi yeniden geliştirdi. Sistemler, kullanıcıların işlerini her zaman ve her yerde yönetmelerine olanak tanıyan yüksek derecede esneklik sunar. Günümüzde bulut tabanlı ERP sistemleri, daha yüksek mobilite seviyeleri ve uygun fiyatlar nedeniyle KOBİ’ler arasında giderek daha fazla talep görmektedir.

ERP’den Hangi Sektörler Yararlanabilir?

ERP daha önce sadece imalat sanayi için olmasına rağmen. Artık yazılım hizmet, eğitim, perakende ve toptan satış, emlak, yiyecek ve içecek, sağlık ve hatta devlet gibi çeşitli sektörlere yayılmıştır. Her kuruluş kesinlikle çalışanları yönetir, ürün veya hizmet satın alır, bir şeyler satar veya dağıtır ve finansmanı hesaplar.

ERP, tüm sektörlerden kuruluşların tüm bu temel işlevleri entegre etmesine ve yönetmesine olanak tanır.

ERP İşletmeniz İçin Neden Önemli?

Neden bu kadar çok işletmenin Kurumsal Kaynak Planlama çözümleri aradığını hiç merak ettiniz mi? Onlara ne ihtiyaçları var? En son istatistiksel verilere göre, şirketlerin yüzde 81’i ERP’yi uygulama sürecindedir veya başarıyla uygulamıştır. Sistemlerin işletmeleri için avantajları yoksa, ilk etapta ERP’yi uygulamayı asla düşünmezler. İşletmeniz için bir ERP sisteminin faydalarını sıralayalım.

Verimliliği Optimize Etme

Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri, manuel olarak yapıldığında çok fazla zaman ve çaba gerektiren çeşitli iş süreçlerini basitleştirmeye hizmet eder. Envanter takibi, çalışanlara görev verilmesi, çalışma saatlerinin izlenmesi, maaşların dağıtılması, finansal raporların oluşturulması gibi tekrarlanan görevler otomatik olarak yapılabilir. Karmaşık süreçleri otomatikleştirerek, çalışanlarınız birbirlerini rahatsız etmeden temel çıktılarına daha fazla odaklanabilir. Örneğin, pazarlama ekibi, BT ekibinden talep etmek zorunda kalmadan günlük web trafiği verilerini oluşturabilir veya muhasebe ekibi, satış yöneticilerine güvenmek zorunda kalmadan satışla ilgili raporlar oluşturabilir. ERP sistemleri ayrıca şirketteki yöneticiler ve paydaşlar için hızlı veri erişimi sağlar. Karar vericiler, gösterge panosu aracılığıyla şirket genelinde temel performans göstergelerini izleyebilirler. Gerekli tüm veriler gerçek zamanlı olarak oluşturulabilir.

1.Ekip İşbirliğini Artırma

Departmanlar arası işbirliği, bir işletmenin çok önemli ve genellikle gerekli bir parçasıdır. Bir ERP sistemi, bir şirketteki departmanlar arasındaki engelleri ortadan kaldırır. Merkezi ve tutarlı bir ERP yazılımında saklanan verilerle, bir departman diğer departmanlardan gelen verilere erişebilir. SaaS veya bulut tabanlı ERP, mevcut ekipler arası işbirliğini internet üzerinden farklı konumlardaki birden çok ofiste genişletebilir.

2. İşletme Maliyetlerini Düşürmek

ERP sistemleri ayrıca şirketlerin operasyonel maliyetlerinden tasarruf etmelerine yardımcı olur. Operasyonel faaliyetlerin çoğu otomatikleştirildiğinden, çeşitli kesintiler, gecikmeler ve arızalar uygun şekilde tahmin edilebilir. Tüm karmaşık işler daha hızlı tamamlanabilir, böylece teslim süresi azalır. ERP çözümleri çeşitli günlük görevleri üstlendiği için şirketler işgücü miktarını da azaltabilir.

3.Veri Güvenliğini Geliştirme

ERP çözümleri, veri ihlallerini önlemek için güvenlik duvarlarına ve kısıtlama kontrollerine sahiptir. Sistem, erişim noktalarının kolayca izleyebilmesi için tüm verileri tek bir noktada toplar. Şirket verilerini yönetmekten sorumlu yöneticiler, çalışanlara sınırlı erişim hakları sağlayabilir. Örneğin, İK yöneticileri çalışanlara finansal verilerini görüntüleme izni verirken bazı önemli verileri yalnızca kendileri ve paydaşlar için gizleyebilir.

Yöneticiler ayrıca işten çıkarılan çalışanların erişimini hızlı bir şekilde devre dışı bırakabilir ve yenilerine erişim izni verebilir. ERP çözümleri ayrıca kullanıcı etkinliklerini de gösterir, böylece yöneticiler sistemdeki yetkisiz eylemleri veya şüpheli etkinlik kalıplarını kolayca belirleyebilir.

4. Gerçekçi, Doğru Tahminler Yapmak

İş geliştirme için en önemli şeylerden biri, doğru tahminler yapabilme yeteneğidir. Paydaşlar, nihai olarak verdikleri kararları etkileyecek tahminler yapmak için raporlara güvenirler. Bu nedenle işletmelerin gerçek zamanlı, eksiksiz ve tutarlı raporlar alması çok önemlidir. ERP tüm bunları kolaylaştırabilir. ERP raporlama araçları, verilerdeki tutarsızlıkları filtreleyebilen karmaşık filtreler ve analitikler kullanır. Sistem ayrıca elde edilen verilerin gerçek zamanlı olarak üretilmesini sağlar. Doğru iş raporları, paydaşların işleri için en iyi kararları vermelerine yardımcı olacaktır.

Bir ERP Sisteminin Temel Modülleri

ERP nedir sorusunun cevabını buldunuz. Artık herhangi bir ERP sisteminde bulunabilecek temel modülleri bilmeniz gerekiyor.

Muhasebe

Muhasebe modülü, gelen ve giden tüm nakit akışını yönetir. Başka bir deyişle, şirketlerin harcamalar, bilançolar, defteri kebirler, banka mutabakatı, bütçeleme, vergi yönetimi vb. gibi çeşitli muhasebe işlemlerini yürütmesine de yardımcı olur. En önemlisi, şirket bu modülde sadece birkaç tıklama ile mali tablolar yapabilir.

CRM

CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) modülü, daha iyi müşteri hizmetleri aracılığıyla satış performansını artırmaya ve müşterilerle sağlıklı ilişkiler kurmaya yardımcı olur. Ayrıca şirketlerin iletişim geçmişi, aramaları, toplantıları, geçmiş satın almaları vb. dahil olmak üzere potansiyel müşterileri ve müşterileri hakkında ayrıntılı bilgileri yönetmelerine ve izlemelerine yardımcı olur.

HRM

HRM (İnsan Kaynakları Yönetimi) modülü, İK departmanının verimliliğini artırmaya yardımcı olur. Şirketlerin performans değerlendirmeleri, iş tanımları, beceriler, katılım, izin ve daha fazlası gibi çalışan ayrıntılarını yönetmesine yardımcı olur. Bordro Yönetimi, İKY modülünün bordro, seyahat masrafları ve geri ödemeleri yönetme işlevi gören en önemli alt modüllerinden biridir.

Satışlar

Bu modül, satış sorguları, teklifler, satış siparişleri ve faturalar gibi satış iş akışını yönetmek için çalışır. Satış ve CRM modüllerinin entegrasyonu, satış döngüsünü hızlandırabilir ve şirket için daha fazla kar sağlayabilir.

Envanter(Stok)

Envanter(Stok) modülünün amacı, bir şirketteki envanteri izlemek ve yönetmektir. Ayrıca, envanter seviyelerinin izlenmesini, siparişlerin planlanmasını, satın almaların tahmin edilmesini ve stok raporlarının oluşturulmasını da içerir. Harika bir ERP sistemi, envanterin barkod veya SKU tarayıcılarıyla entegrasyonunu sağlar. Envanter(stok) modülü, satın alma modülü ile entegre edildiğinde daha etkilidir.

Satın Alma

Bu modül, malların satın alınmasıyla ilgili süreçleri yönetir. Bunlar arasında tedarikçi listeleme, teklif talepleri ve analizler, satın alma siparişleri, mal giriş notları ve stok güncellemeleri yer alır. Bu modül, daha optimum stok yönetimi için envanter modülü ile entegre edilebilir. Satın alma yazılımı, elbette, stokların bitmesini beklemek yerine önceden sipariş vermenizi sağlayarak şirketinizin satın alma yönetimine yardımcı olabilir. Ayrıca, stok minimum kriterleri karşıladığında sipariş otomatik olarak yapılacaktır. İşlemler yapılırken hayati evraklarla birlikte tedarik edildiğinden, bu uygulamanın kullanılabilirliği, ayrıntılarla eşleşmeyen ürünler için sipariş kaybını da önleyebilir.

Üretim

Bu modül, aşağıdaki gibi üretim süreçlerinde verimliliği artırmak için çalışır; ürün planlama, malzeme yönlendirme, günlük üretim izleme ve Malzeme Listesi. Gelişmiş bir ERP sistemi, üretim modülünün barkod veya RFID tarayıcılarla entegre edilmesini sağlar. İmalat sistemleri ayrıca üreticilerin mevcut özellikleri uyarlamasına veya gerektiğinde yeni modüller eklemesine izin verme avantajına da sahiptir. Satın alma modülleri, muhasebe, insan kaynakları yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve diğer alanlar örneklerdir. Sonuç olarak, gerçek zamanlı raporlama özelliklerini kullanarak ekipmanın genel etkinliğini her an daha kolay değerlendirebileceksiniz.