ERP Projesi Nedir?

ERP, yazılım açısından incelenecek olursa birçok menüsü bulunan, şirkette gerçekleşen fiziki işlemleri tek bir ekran üzerinde görebileceğiniz, neredeyse her şeyi raporlayabileceğiniz bir sistem ile karşılaşırsınız. Şirketler tüm kaynaklarının kolayca ölçmek, kontrol etmek ve planlamak ister. Bu yüzden uygulanması kolay, uygun maliyetli ve eksiksiz bir iş yönetimi çözümü ararlar. İş yönetim çözümü olarak ERP sistemi kurmak isteyen bir şirket ERP projesi hayata geçirir. ERP projesi sonunda istenilen başarıya ulaşması için doğru yol haritasının oluşturulması gerekir.

ERP projesi nedir? ERP proje aşamaları nelerdir? ERP projesi hayata nasıl geçirilir? ERP projesi için nasıl bir yol haritası oluşturulmalı? Bu yazımızda ERP projelerinde sürecin nasıl ilerlediğini ele alacağız.

ERP Projesi Nedir?

ERP projesi denildiğinde şirketin tüm süreçlerinin gözden geçirilip analiz edildiği, şirkette kullanılan yazılım ve uygulamalar ile örtüştüğü, firmanın istek ve ihtiyaçlarını karşılayabilecek nitelikte ve hem sabit hem değişken çalışanların bir arada çalıştığı bir dönem hayal edilmeli.

ERP Projesi, iş çözümü olarak ERP yazılımı tercih eden şirketlerin yazılım kurulum, entegrasyon ve kurulum sonrasını kapsayan süreç olarak adlandırılır. ERP projesi gerçekleştirmek için gereken süre 6 ay ile 18 ay arasında değişmektedir.

Şirketlerin departmanları göz önünde bulundurulduğunda muhasebe, satın alma, tedarik, müşteri ilişkileri, üretim gibi birçok departman bulunmaktadır.

Birbirinden farklı teknik detayları içeren departmanlarda iş süreçlerinin tamamına hakim olmak zor olabilir. Bu noktada ERP yazılımının, satın alma sürecinde olduğu kadar yazılımın kurulum aşamasında da yol arkadaşı olacak bir danışmana olan ihtiyaç artar.

Dünya çapında başarılı ERP projesi gerçekleştiren şirketler ile yapılan anket sonucunda şirketlerin bazı hedefleri;

• Toplam envanterin azalması,
• Stok kayıt doğruluğu,
• Dönem kapatma süresi,
• Üretim planına uygunluk,
• Zamanında sevkiyattır.

ERP Proje Aşamaları Nelerdir?

İş yönetim çözümü olarak ERP yazılımını kullanmak isteyen bir şirketin tüm verileri ve iş süreçleri analiz edilir. Şirketin ihtiyaçları ve istekleri doğru tespit edilir. Analiz aşamasından sonra alınan kararlar ve aksiyona dönüşmek için gözden geçirilir ve sonuçlar ortaya konulur. Ardından hangi ERP yazılımının kurulacağına dair karar verilmesi süreci başlar.

 

 

ERP yazılımları, müşterilerinin organik yapısına tam olarak uyum sağlamayı garanti altına almayı hedefler. ERP yazılımını kullanacak olan şirkette mutluluğunu sağlama almak için ele alınan projelerde hazırlık çalışmalarına son derece önem verilir. Bir ERP projesi için sürecin devamında ise şu aşamalar vardır;

1. Proje Organizasyonu 

ERP projelerinde müşteri (ERP sistemini kullanmak isteyen firma) ve yazılım tedarikçisi (yazılım entegrasyonunu yapacak olan danışmanlık firması) olmak üzere iki taraf bulunur. ERP projesinde her iki tarafta olmak üzere anahtar kullanıcılar, anahtar kullanıcıları yönetebilecek bir proje yöneticisi, IT direktörü ve proje üst kurulu yer alır. Müşteri ve yazılım tedarikçisi arasında sağlıklı etkileşim kurarak projenin başarılı bir şekilde yönetilmesi için ERP danışmanı projede görev alır. Böylece proje organizasyonu oluşturulur.

2. Proje Ön hazırlık

Yazılım tedarikçisi, müşteri ile bağlantı kurulduktan sonra öncelikle bir tanıtım toplantısı düzenlenir. Bu toplantının amacı ise müşteri firma hakkında bilgi edinmek ve müşteri firmanın kültürünü tanımaktır.

Müşterinin anahtar kullanıcıları ile danışman arasında detaylı süreç analizi yapılır. Anahtar kullanıcılar kendi süreçlerini anlatırlar. Buna ek olarak sonraki çalışmalar için ön hazırlık faaliyetleri gerçekleştirilir ve ERP yazılımının sunduğu hizmetler yazılım tedarikçisi tarafından müşteri firmaya tanıtılır.

Toplantı sonunda müşteri firmaya teklif sunulur. Yazılım kurulumuna sıcak bakılırsa olası bir projenin temel taşı niteliğinde Sistem Analizi çalışmasına yapılır.

Sistem analizinin hedefi, firmanın organik yapısını ortaya çıkarmak amacıyla;

• Organizasyon yapısı,
• İş akışları,
• Görev tanımları,
• Bilgi işlem alt yapısı,
• İnsan kaynaklı profili,
• Firma içi ve dışı veri ve doküman akışı,
• Firma içi ve dışı malzeme akışı,
• Üretim teknolojisi,

konularında proseslerin optimizasyonu açısından mevcut sistemin detaylı incelemesini yapmaktır. İnceleme sonunda gerçekleştirilen çalışma dokümante edilir.

Sistem analizi sonucunda ERP yazılımının müşteri firmanın ihtiyaçlarının hangi oranlarda karşılandığı sorusunun cevabı elde edilir. Kaba proje taslağı oluşturur. Şirketin tüm çalışanları proje kapsamında bilgilendirilir ve projeye başlanır.

3. Planlama ve Geliştirme

Proje ekibi, iş süreçlerinin analizi sonrası oluşturulan yeni iş akışlarına göre şirket ihtiyaçlarını da göz önünde tutarak detaylı bir uyarlama planı hazırlar. Bu aşamada şirket ihtiyaçlarına göre yazılımın özelleştirilmesi için geliştirme noktaları belirlenir. Öncelikle bir akış dokümanı hazırlanır ve bunun üzerinden yazılım geliştirilir. Bu durumda danışmanlar, sistem üzerinde bu özelleştirmeleri tasarlar ve geliştirir.

4. Uyarlama (Canlıya Geçiş)

Detaylı planlama sonrasında sistemin uyarlanması için gerekli adımlar sırası ile uygulanır. Bu adımlar genellikle:

1. Birim ve entegrasyon test senaryoları anahtar kullanıcılara verilir.
2. Canlı sisteme geçiş yapılır ve canlı sisteme veri transferi gerçekleştirilir.
3. Parametre tabloları uyarlanır.
4. Kullanıcılar ve kullanıcıların yetkileri, rolleri belirlenir.
5. Anahtar kullanıcı eğitimleri verilir.
6. Ek yazılımlar geliştirilir.
7. Birim ve entegrasyon testlerine başlanır.
8. Her modül kendi içinde test edilir
9. Anahtar kullanıcı ve danışmanlar modülleri test eder.
10. Modüller arası entegrasyon testi yapılır.

Canlıya geçiş sonrası anahtar kullanıcılar ERP sisteminin ilerleyişini ve nasıl kullanılacağını detaylı bir şekilde öğrenir. Kullanım sırasında kendi departmanlarındaki son kullanıcılara yardımcı olup yol gösterirler. Bir kullanıcı bir işlem yaparken takıldığı noktalarda anahtar kullanıcıdan yardım alabilecektir.

5. Projenin Tamamlanması

Plan dahilindeki tüm işlemler tamamlandığında proje ekibi ulaşılan hedefleri ve sonuçlarını analiz edip proje kapanış raporu hazırlar. Proje kapanışında ekip, yeni sistemin sağladığı yararları ve projenin sonuçlarını düzenleyeceği bir etkinlikle tüm şirkete duyurur.

6. Destek

Canlı kullanıma geçiş sonrası sürüm yükseltmeleri, kurulan sistem ile iş süreçleri arasındaki uyumu iyileştirme çalışmaları ve acil durum bakımları yapılır. Yeni modüller için özel kullanıcı eğitimleri verilir ve ortaya çıkabilecek sorunların giderilmesi için çalışmalar gerçekleştirilir.

 

Kaynakça;

http://www.cengizpak.com.tr

Bayraktar, Erkan. Kurumsal Kaynak Planlamasi (ERP) Kurulum Süreci Kritik Başarı Faktörleri

 

Beyza Aydoğan

Endüstri Mühendisi

Ondokuz Mayıs Üniversitesi/Endüstri Mühendisliği (2016-2020)