Kritik Zaman ve Kaynakları Tüketen Sistem ile ERP Arasındaki Fark Nedir?
Birçok küçük ölçekli işletme büyümenin ya da kaynak verimliliğinin öneminin getirdiği etkiyle özellikle yazılım olmak üzere donanım dahil bilgi işlem sistemlerini yükseltme zamanı olduğunu düşünmektedir. Ancak tam bir ERP yazılımı uygulamak için hazır olup olmadıklarından veya resmi muhasebeyi içeri alarak bağımsız bir muhasebe yazılımı uygulayıp uygulamayacaklarından emin olamıyorlar. Burada hangisine ihtiyacınız olacağınıza yardımcı olabilecek farklılıklara değineceğiz.
Arasındaki Fark Nedir?
Adından da anlaşılacağı gibi bir muhasebe programı sadece muhasebe iş fonksiyonlarını ele almaktadır. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımı ise muhasebe, finans, stok ve tedarik zinciri, üretim dahil tüm birimleri kapsayan bir dizi iş fonksiyonlarını ele alır.
Muhasebe yazılımı veya ERP yazılımı: Hangisini seçmelisiniz?
İşinizde ERP yazılımı veya muhasebe yazılımı kullanıp kullanmayacağınıza karar verirken kendinize şu soruları sorun:
Yönetmeniz gereken kaç farklı sistem var?
Muhasebe programını satın alırsanız, potansiyel müşterilerinizi, müşterilerinizi, iş ortaklarınızı ve tedarikçilerinizi, stoklarınızı, alımlarınızı, ürün ağaçlarınızı farklı bir yazılım ile yönetecek misiniz?
Yönetmek ve sürdürmek için ihtiyacınız olacak kaç ayrı nokta çözümü olacağını düşünen. İşinizde birden fazla sisteme sahip olmanın en büyük olumsuzluklarından biri Bilgi İşlem yönetiminin bir kabusa dönüşmesi olabilir. Bu sistemleri kişiselleştirmek, bunları entegre etmek, yamalar ve yükseltmelerle sürdürmek karmaşık, maliyetli olacağı gibi ayrıca kritik zaman ve kaynakları tüketen bir sisteme dönüşebilir.
Bu farklı çözümlerin bazılarını birbirlerini besleyecek şekilde entegre edebilmeniz mümkün olsa da aynı anda birkaç sistemi yönetmeye devam ediyorsunuz. Ve çeşitli sistemler ayrı ayrı çalıştığında şirketinizin sorunsuz yönetilmesini sağlamak için kullanılan süreçlere zarar verebilir.
Muhasebe yazılımınızın yanı sıra çeşitli nokta çözümleri de yöneteceğinize inanıyorsanız, bir ERP sistemine yatırım yapmayı düşünebilirsiniz.
Endişelenmeniz gereken tek bir sistem: ERP
ERP yazılımı, bu sistemlerin bütün iş fonksiyonları tek bir veritabanına dayanacak şekilde entegre eder. Bu durum endişelenmeniz gereken tek bir sisteminiz olduğu anlamına gelir. Ve sadece bir bilgi kaynağıyla, çalışanlarınız verilere daha kolay erişebilir ve bu nedenle harcanan çaba azalır.
İşletmenizde büyüme mi hedefliyorsunuz?
Ziyaretlerimizde bazı yöneticiler büyüme hedeflemediklerini, mevcut kaynaklarla kontrollü ilerlemeyi hedeflediklerini paylaşıyorlar. Aksine büyüme hedefleyen işletmeler de var tabii ki.
Büyümeyi planlıyorsanız, ERP yazılımını düşünmeniz mantıklıdır. Bağımsız muhasebe yazılımına yatırıma ek olarak farklı süreçler için farklı farklı yazılımlar kullanmaya çaba göstermek yerine bunların hepsini tek bir yazılımda toplamak ve 3 yıl sonra farklı bir yazılım düşünmemek yerinde bir karar olacaktır.
Sistemin kapasitesini aşabilirsiniz.
Birçok muhasebe paketi küçük ölçekli işletmeler için harika olsa da, orta ölçekli, yüksek hacimli şirketler ve daha büyük işletmelerle başa çıkmak için mücadele etmeye başlayabilirler. Şimdi bir muhasebe paketi seçerseniz ve büyüme elde ederseniz, sisteminizin kapasitesini aşabileceğinizi ve daha ileri bir tarihte daha zengin özelliklere sahip bir ERP çözümüne geçmeniz gerektiğini unutmamak gerekiyor.
Çoğu ERP yazılımı ölçeklenebilir ve genellikle tasarımda modülerdir, böylece şirketiniz büyüdükçe ve gereksinimleriniz değiştikçe sisteminizde geliştirmeye devam edebilirsiniz.
Muhasebe ekibinizin dışındaki personelin belirli finansal verilerin görünürlüğüne ihtiyacı var mı?
Bir şirketteki her departmanın kendi iş süreçlerini tamamlayacak şekilde tasarlanmış ayrı bir sistemi olduğunda (örneğin excel ya da bu şekilde tasarlanmış muhasebe paketi) sadece bu sistemdeki iş verilerini görebilirler. Dolayısıyla böyle bir kurguda genellikle yalnızca muhasebe departmanınızdaki kişilerin finansal verileri görüntüleyebiliyor olması gerekir.
Bununla birlikte, diğer bölümlerin üyelerinin de muhasebe yazılımı içinde yer alan belirli verileri görüntüleyebilmesi yararlı olabilir. Tam erişime ihtiyaç duymazlar, ancak belirli bilgileri görmeleri yararlı olur. Örneğin, satış ekibinin bir üyesinin bir müşterinin son siparişi için ne kadar ödediğini bilmesi gerekebilir, ancak şu anda, bu bilgileri bulmak için muhasebe departmanından birine gitmeleri ve sormaları gerekir.
İhtiyaç duyulacak bilgilere erişimin sağlanması mümkündür.
ERP yazılımı ile, tüm bilgiler aynı sistemdedir, böylece her çalışan diğer ekipleri rahatsız etmeden görmesi gerekenleri görebilir. Bu, herkesin her şeye erişebileceği anlamına gelmez. Elbette, her çalışanın yalnızca kendi rollerini tamamlamak için ihtiyaç duyduğu bilgilere erişebileceği anlamına gelen kısıtlamalar koyabilirsiniz.
Tüm işletmenizde KPI’ları rapor edebilmeniz gerekiyor mu?
Muhtemelen iyi raporlama ve analiz araçları sunan seçtiğiniz muhasebe yazılımına rağmen, sorun tüm kuruluşunuzdaki verileri bir araya getirmeyecektir. Raporlarınız yalnızca finansal verileri içerecek ve satış veya stok seviyeleri gibi işletmenin diğer bölümlerindeki verileri birleştirmeyecektir. Örneğin, yalnızca finansal bilgilerinizi farklı bir yazılıma entegre ederek alabileceğiniz bir satış siparişi ve fatura raporu oluşturmanız gerekebilir.
ERP yazılımı güçlü raporlama araçları ve arama yetenekleri sağlar.
ERP yazılımı güçlü raporlama araçları ve arama yetenekleri sağlar çünkü tüm iş dünyasındaki tüm önemli iş verilerini içerir. Bu, erişim haklarına sahip olmanız koşuluyla, herhangi bir departmandan ihtiyaç duyduğunuz her türlü veriyi hızlı ve kolay bir şekilde bulabileceğiniz anlamına gelir. Daha sonra işinizin önemli yönleri hakkında doğru raporlar oluşturabilirsiniz.
