Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) İşlevleri ve Özellikleri
Bugünlerde kesinlikle ERP yazılımını çevreleyen çok sayıda vızıltı var. Bugünün pazarında rekabetçi kalmanın gerekli bir araç olduğunu duymuş olabilirsiniz. Veya iş faaliyetlerinizi ne kadar verimli yapabileceğini duymuşsunuzdur. Ama önce daha basit bir şeyle başlayalım. Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı, tüm uygulamalarınızı entegre eden ve kaynaklarınızı yöneten bir iş çözümüdür. Peki bir ERP özel olarak ne yapabilir? Bu soruyu cevaplamak için temel ERP fonksiyonlarını anlamamız gerekiyor.
ERP İşlevsel Gereksinimleri
Her ERP’nin içermesi gereken birkaç şey vardır. Fonksiyonel ERP sistemi gereksinimlerini bir ERP sisteminin sağladığı faydalar ve deneyimler olarak düşünebilirsiniz.
Merkezi Modüller
Bunlar, kullanıcıların uygulamaları veya ekranları değiştirmeden gruplandırılmış görevleri yönetmelerine olanak tanır. Belirli bir işlem için gereken tüm bilgiler, sistemin aynı kısmında barındırılmalıdır.
ERP Veritabanı
ERP sistemleri, tüm uygulamaların bilgi aldığı merkezi bir veritabanına dayanır. Bu, tüm departmanların ve ekiplerin aynı bilgi kümesiyle çalışmasını sağlayarak tüm kullanıcılara tek bir gerçek kaynağı sağlar.
Bütünleşme
ERP uygulamaları tamamen entegredir ve sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmalıdır. Bu, kullanıcıların tamamen kaybolmuş hissetmeden veya farklı bir uygulama gibi sistemin bir bölümünden diğerine geçebilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu aynı zamanda uygulamaların gerçek zamanlı olarak birbirleriyle serbestçe bilgi paylaşmaları gerektiği anlamına gelir. ERP’ler sisteminizdeki fazlalıkları ortadan kaldırmak ve en güncel bilgileri sağlamak için çalışır.
ERP Modülleri ve İşlevleri
İşlevsel gereksinimlere ek olarak, ERP’nin işinize fayda sağlayacak belirli işlevlerini aramanız gerekir.
İmalat
ERP’den önce MRP veya üretim kaynağı planlaması vardı. Ancak işletmeler, arka ofis operasyonları için de desteğe ihtiyaç duyduklarını fark ettiler. MRP’ye arka ofis araçları eklendiğinde, daha çok mevcut pazardaki ERP sistemlerine benzemeye başladı. Üretim işlevselliği bugüne kadar bir temel olarak kalmıştır.
Üretim, işletmelerin ürün geliştirme ve üretimlerini yönetmelerine yardımcı olur. Bu ERP işlevselliği kullanıcılara kaynakları, finansmanı ve atölyeyi yönetmek için gerekli araçları sağlar. Üretim sisteminiz planlama ve çizelgeleme, bütçeleme, tahmin, tedarik ve malzeme yönetimine yardımcı olmalıdır. Ayrıca, birçok üretim çözümü tasarım yinelemelerini takip etmek için proje yönetim araçlarına güvenmektedir.
Bu araçların hepsi, üretim sürecinizi kolaylaştırmak için birlikte çalışmalıdır. Bu, ekibinize dokümantasyon veya hataları ele almak yerine ürün oluşturmaya ayırması için daha fazla zaman ve kaynak sağlar.
Muhasebe
Yukarıda belirtildiği gibi ERP, üretim ve arka ofis işlevlerini birleştirme ihtiyacından geldi. Muhasebe, bu arka ofis süreçlerinden biri olarak uzun zamandır. ERP’nin ana işlevi olmuştur. Muhasebe araçları, mali yönetmek için alacak hesapları, borç hesapları ve defteri kebir işlevlerini destekler. Muhasebe yazılımı, bordro, zaman takibi ve vergi raporlaması gibi ek işlevleri destekler.
Ancak muhasebe yazılımı bir ERP’ye dahil edildiğinde biraz farklı çalışır. Bu durumda, ERP veritabanınız otomatik olarak muhasebe modülüne şirket çapındaki süreçlerden gelen verileri sağlar. Bu birkaç şey demektir. İlk olarak, muhasebe personelinizin finansal bilgi toplamak için harcaması gereken zamanı azaltır. İkincisi, gereksiz giriş ve hata olasılığını azaltır. Son olarak, ekibinize mali durumunuza tam kapsamlı bir bakış sağlar.
İnsan kaynakları
İnsan kaynakları, modern ERP’lerin kolaylaştırdığı bir diğer arka ofis işlevidir. ERP yazılımı, bir çalışanın şirketinizle birlikte geçirdiği tüm İnsan kaynakları işlevlerini kapsar. Özellikle önemli bir ERP işlevi, başvuru takibidir. Aday izleme yazılımı, kullanıcıların işe alım sürecinde olası çalışanlar hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlar. İnsan kaynakları personelinizin, ekibinizin belirlediği kriterlere göre en iyi adayları aramasını sağlar.
İnsan kaynakları işlevselliği, işe alım sürecini de kapsar ve yönetime fayda sağlar. İnsan kaynakları, eğitim, bordro ve performans yönetimi gibi işlevlerle de ilgilenir. Performans yönetimine kısmen raporlama ve analitik araçlar yardımcı olur. ERP veritabanı sayesinde, sisteminizdeki tüm uygulamalar aynı kaynaktan veri alır. Bu, işe alma uygulamalarınızdaki ve çalışan performansınızdaki kalıpları tanımanıza yardımcı olabilir.
Müşteri ilişkileri yönetimi
Müşteri tabanınızla güçlü bir ilişki, diğer tüm iş işlevlerinizin temelidir. Sadık müşteriler olmadan, yönetilecek bir iş olmayacak. Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçları, bu bağlantıların geliştirilmesini hiç olmadığı kadar kolaylaştırır. CRM işlevselliği işletmelerin kampanyaları izlemesine, potansiyel müşterileri büyütmesine ve müşteri bilgilerini korumasına yardımcı olur. Bu görevleri yerine getirebilecek çok sayıda bağımsız çözüm olsa da, entegre bir CRM işinizi dönüştürebilir.
Tam entegre bir CRM olmadan, müşteri verilerini tüm uygulamalarınıza ayrı ayrı girdiğinizde bulabilirsiniz. Bu sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda her türlü sorunu da beraberinde getiriyor. Her bir girişin müşterileriniz hakkında kapsamlı veriler içerme olasılığı düşüktür. Mevcut ekibiniz satın alma geçmişi için bir kaynağa ve fatura bilgileri için başka bir kaynağa gitmeye alışkın olabilir. Ancak, yeni ekip üyelerini işe aldığınızda bu karmaşık hale gelir. Mevcut sisteminizin tuhaflıklarını ve geçici çözümlerini öğretmek yerine, entegre bir CRM uygulayabilirsiniz.
ERP çözümünün bir parçası olan CRM, eksiksiz müşteri verilerini tek bir yerde sağlar. Nakliye, faturalandırma veya pazarlama amacıyla müşteri verilerine ihtiyaç duyulduğunda hızlı kullanıcı erişimi sağlar.
Envanter Yönetimi
ERP’ler ağırlıklı olarak malları yöneten işletmelere yönelik olduğundan, envanter yönetimi kaçınılmaz olarak sistemde büyük bir rol oynamaktadır. Envanter yönetimi çözümleri kullanıcılara stok üzerinde daha fazla kontrol ve görünürlük sağlar. Ancak yukarıdaki modüller gibi, envanter yönetimi de daha büyük çok işlevli ERP’nin bir parçası olarak en iyi şekilde çalışır.
Durum böyle olduğunda, envanter yazılımı üretim, dağıtım, satış ve müşteri kayıtları ile veri alışverişi yapar. Bu, tedarik zincirinde daha fazla görünürlük sağlar ve kullanıcıların düşük stok seviyeleri nedeniyle geç teslimat gibi sorunları daha doğru bir şekilde tahmin etmelerine yardımcı olur. Envanter yönetimi yazılımı, analiz araçları yardımıyla talebi tahmin edebilir. Bu, yılın belirli bölümlerinde belirli ürünler için en iyi satış taktiklerinin belirlenmesine yardımcı olabilir.
Dağıtım
Dağıtım, bir işletmenin ürününü depodan nihai varış noktasına götüren süreçleri içerir. Envanter yönetiminde olduğu gibi, dağıtım da entegre olduğu diğer ERP işlevlerinden yararlanır. Dağıtım araçları, satın alma, sipariş karşılama, sipariş takibi ve müşteri desteği gibi işlevleri yönetir. Kullanıcılara ürünün nerede olduğu ve ne kadarının kullanılabilir olduğu konusunda bilgi verdiğinden, envanter yönetimi verilerini entegre etmek bu işlemler sırasında özellikle yararlıdır.
Ayrıca, CRM verileri dağıtım sırasında da yararlıdır. Bu araçlar faturalandırma ve ödeme bilgilerini sağlar, ancak aynı zamanda kimin öncelikli olduğu konusunda fikir verebilir. Bu, en önemli müşterilerinizin önce ihtiyaç duydukları dikkati almasını sağlar.
İş Zekası
İş zekası (BI) kullanıcılara ERP’nizin halihazırda işlediği verilerden yararlanmak için gereken araçları sağlar. BI işlevselliği ERP’nin her yerinden veri toplar ve iş süreçlerinizi daha iyi anlamak için bilgileri analiz eder. Analytics, operasyonlarınızdaki kalıpları ayrıntılandırarak olumlu ve olumsuz alışkanlıkları ortaya çıkarabilir. Analytics ayrıca gelecekteki eğilimleri tahmin edebilir, böylece sorunların azaldığını görebilirsiniz.
BI, verileri kullanıcılara iletmek için raporlama araçlarını kullanır. Temel araçlar tablolar sağlayabilir, ancak özel gösterge tabloları, grafikler ve diğer veri görselleştirmeleri sunan daha gelişmiş seçenekler vardır. Raporlar, şirket liderlerinin verilere ve gerçeklere dayalı olarak daha stratejik iş kararları almalarını sağlar.
Dahili Adımlar
Umarım, ERP sistemlerinin işlevselliği hakkında daha önce olduğundan daha fazla şey biliyorsunuzdur. Bir ERP çözümü şirketinizin aradığı gibi geliyorsa, gereksinimlerinizin toplanmasında ilerleyebilirsiniz. Özelleştirilebilir ERP fonksiyonel gereksinimler belge şablonumuzu incelemenizi öneririm.
Bir ERP sistemi, işinizi bir sonraki seviyeye taşıyabilir, ancak yalnızca doğru çözümü seçerek zaman ayırırsanız. Yukarıda belirtilen tüm işlevlere ihtiyacınız olduğunu keşfedebilirsiniz veya belki de yalnızca muhasebe ve tedarik zinciri yönetimine odaklanmak isteyebilirsiniz. Durum ne olursa olsun, başarılı bir uygulama için iş ihtiyaçlarınızın ve açık gereksinimlerinizin kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi önemlidir.
Yazılım seçiminiz sırasında işletmeniz hangi ERP işlevlerini öncelikli olarak dikkate alacak? Okuyucularımdan haber almayı çok seviyorum, bu yüzden bana aşağıdaki bağlantılar aracılığıyla düşüncelerinizi ve görüşlerinizi bırakın!
İletişim için ;
E-Posta:seyfiozturk.mb98@hotmail.com
Endüstri mühendisliği ders notları
Mühendislik bölümleri ders notlarını kesinlikle okumanızı tavsiye ederim.
